بداية الوردية
سجّل الدخول باستخدام حسابك. افتح «نظرة عامة»، وتحقق من الطلبات الجديدة والمتأخرة، ثم راجع المحادثات والإشعارات. عند الحاجة، فعّل الإشعارات الفورية وأرسل إشعاراً تجريبياً للتحقق من الجهاز.
تسجيل وصول الضيف
- افتح قسم الإقامات.
- تحقق من الغرف المتاحة في التواريخ المطلوبة. يتوفر لذلك البحث عن التوفر والتقويم.
- اختر الغرفة، وحدد تاريخ ووقت الوصول وعدد الليالي.
- أدخل اسم الضيف والبريد الإلكتروني ورقم الهاتف للتواصل، إن كانت معروفة.
- أنشئ الإقامة وسلّم الضيف رمز الدخول المكوّن من خمسة أرقام المعروض مع رابط قائمة الضيف.
يتحقق النظام من تعارض الإقامات في الغرفة نفسها. صلاحية وصول الضيف سارية ضمن مدة إقامته.
في بطاقة العميل يمكن تعديل بيانات التواصل وتمديد الإقامة وتغيير رمز الدخول. إذا بقي الضيف مدة أطول، فقم أولاً بتمديد الإقامة في النظام.
معالجة الطلب
افتح قسم «الطلبات». تعرض اللوحة المهام حسب مراحل العمل؛ وتساعد عوامل التصفية في العثور على الطلبات المطلوبة.
- افتح بطاقة الطلب الجديد.
- تحقق من الغرفة والخدمة والكمية والخيارات المحددة والتعليق والتكلفة ووقت الحجز.
- ابدأ العمل على الطلب أو عيّن منفّذاً.
- حدّث الحالة حسب تقدم التنفيذ.
- عند تقديم الخدمة، علّمها كجاهزة ليتمكن الضيف من تأكيد الاستلام.
| الحالة | كيفية الاستخدام |
|---|---|
| جديدة | وصل الطلب ويجب قبوله |
| مقبولة | تم تحديد المنفّذ |
| قيد التنفيذ | الخدمة قيد التنفيذ |
| بانتظار الضيف | مطلوب رد أو إجراء من الضيف |
| جاهزة | الخدمة جاهزة وبانتظار التأكيد |
| مكتملة | اكتمل التنفيذ |
| ملغاة | تم إلغاء الطلب |
هذا هو الترتيب النموذجي للعمل. يحفظ السجل في البطاقة تغييرات الحالات ويساعد على استعادة مسار التنفيذ.
إذا تواصل الضيف شخصياً أو هاتفياً، فأنشئ طلباً يدوياً: حدد الإقامة ومحتوى المهمة والأولوية والمنفّذ.
التواصل مع الضيف
في قسم «المحادثات»، افتح الطلبات الموجهة إلى الاستقبال وردّ في المحادثة. إذا تطلب الرسالة عمل منفصل، فأنشئ مهمة من المحادثة وعيّن منفّذاً.
على سبيل المثال، من رسالة «نحتاج مناشف إضافية» يمكن إنشاء مهمة للتوصيل. تحفظ المحادثة السياق، ويتيح الطلب متابعة التنفيذ.
التكلفة والدفع والاستردادات
تُحدد طريقة الدفع في كتالوج الخدمات. قبل تنفيذ طلب مدفوع، تحقق منها في البطاقة.
- على حساب الغرفة: بعد اكتمال الخدمة يمكن إضافتها إلى حساب الإقامة.
- نقداً / عند التنفيذ: للطلب المكتمل الذي ينتظر الدفع نقداً، يتوفر خيار تسجيل استلام الدفع. استخدمه بعد التسوية الفعلية.
- الدفع المسبق أو عبر الإنترنت: تحدد هذه الخيارات شرط الدفع. وجود هذا الخيار بحد ذاته لا يعني أن النظام يعالج مدفوعات بنكية؛ نفّذ التسوية وفق الإجراء المعتمد في الفندق.
إذا تم الاتفاق على تكلفة مختلفة، فاستخدم تعديل السعر في بطاقة الطلب. أدخل المبلغ الجديد وتعليقاً إلزامياً يوضح سبب التغيير. يُحفظ سجل التعديلات بشكل منفصل؛ وتغيير السعر في الكتالوج لا يعيد كتابة الطلبات القديمة.
قد يطلب الضيف استرداداً جزئياً أو كاملاً. راجع الطلب، واتفق على القرار، وسجّل النتيجة في البطاقة. سجل الاسترداد في النظام بحد ذاته لا يحوّل الأموال إلى الضيف.
الفاتورة والمغادرة
في بطاقة الإقامة، راجع الخدمات والمبالغ. للمستندات يمكنك اختيار البنود المطلوبة:
- Bill — فاتورة بالخدمات غير المدفوعة؛
- Receipt — مستند بالخدمات المعلّمة كمدفوعة.
تُفتح المستندات بتنسيق جاهز للطباعة. عبر نافذة الطباعة في المتصفح يمكن حفظها بصيغة PDF. كما يمكن إرسال الفاتورة النهائية bill إلى البريد الإلكتروني للضيف، إذا كان العنوان مُدخلاً وإرسال البريد مُهيأً.
قبل المغادرة، تحقق من الطلبات والتسويات غير المكتملة، ثم نفّذ تسجيل الخروج. ينتهي وصول الضيف؛ ويبقى سجل الإقامة متاحاً في الأرشيف. كما تُغلق الإقامات المنتهية تلقائياً.
العمل مع الكتالوج
يمكن للمدير تحديث الخدمات والأسعار والأوصاف والترجمات والتوفر ومعايير الحجز. قبل الحفظ، تحقق من أن التغيير يخص الطلبات المستقبلية وأنه واضح للضيوف.