シフト開始
自分のアカウントでログインします。「概要」を開き、新規および期限切れのリクエストを確認し、次にチャットと通知を確認します。必要に応じてプッシュ通知を有効にし、テスト通知を送信してデバイスを確認します。
ゲストのチェックイン
- 滞在セクションを開きます。
- 必要な日付の空室を確認します。そのために空室検索とカレンダーが利用できます。
- 部屋を選択し、チェックインの日時と宿泊数を指定します。
- ゲストの名前、メールアドレス、連絡先電話番号がわかっている場合は入力します。
- 滞在を作成し、表示された5桁のアクセスコードをゲストメニューのリンクとともにゲストに渡します。
システムは同じ部屋での滞在の重複をチェックします。ゲストのアクセスはその滞在の期間内で有効です。
顧客カードでは、連絡先情報の変更、滞在の延長、アクセスコードの変更ができます。ゲストがより長く滞在する場合は、まずシステムで延長を手続きしてください。
リクエストの処理
「リクエスト」セクションを開きます。ボードには作業段階ごとのタスクが表示され、フィルターで必要な問い合わせを見つけられます。
- 新規リクエストのカードを開きます。
- 部屋番号、サービス、数量、選択されたオプション、コメント、料金、予約時間を確認します。
- リクエストを担当するか、担当者を割り当てます。
- 実行に応じてステータスを更新します。
- サービスが提供されたら、ゲストが受領を確認できるように完了をマークします。
| ステータス | 使用方法 |
|---|---|
| 新規 | リクエストが届き、受け付ける必要がある |
| 受付済み | 担当者が決まった |
| 対応中 | サービスを実行中 |
| ゲスト待ち | ゲストの回答またはアクションが必要 |
| 完了 | サービスが準備でき、確認待ち |
| 終了 | 実行が完了した |
| キャンセル | リクエストがキャンセルされた |
これは標準的な作業手順です。カード内の履歴はステータスの変更を保存し、実行の経過を復元するのに役立ちます。
ゲストが直接または電話で問い合わせた場合は、手動でリクエストを作成します。滞在、タスクの内容、優先度、担当者を指定します。
ゲストとのコミュニケーション
「チャット」セクションでフロントデスクへの問い合わせを開き、会話で返信します。メッセージに別途対応が必要な場合は、チャットからタスクを作成し、担当者を割り当てます。
例えば、「タオルが追加で必要です」というメッセージから配達のタスクを作成できます。会話はコンテキストを保持し、リクエストで実行を管理できます。
料金、支払い、返金
支払い方法はサービスカタログで設定します。有料リクエストを実行する前に、カードで確認してください。
- 部屋勘定へ: サービス完了後、滞在の勘定に加算される場合があります。
- 現金 / 実費精算: 現金支払い待ちの完了済みリクエストには、支払い受領のマークが利用できます。実際の精算後に使用してください。
- 前払いまたはオンライン: これらのオプションは支払い条件を設定します。このようなオプションがあること自体は、システムが銀行決済を処理することを意味しません。精算はホテルで採用されているプロセスに従って行ってください。
別の料金が合意された場合は、リクエストカードで価格調整を使用します。新しい金額と、変更理由を含む必須のコメントを入力します。調整履歴は別途保存されます。カタログの価格を変更しても、古い注文は書き換えられません。
ゲストは一部または全額の返金を要求できます。問い合わせを確認し、決定を合意し、結果をカードに記録します。システムの返金記録自体は、ゲストにお金を移動するものではありません。
請求書とチェックアウト
滞在カードでサービスと金額を確認します。書類には必要な項目を選択できます。
- Bill — 未払いサービスの請求書；
- Receipt — 支払い済みのマークが付いたサービスの書類。
書類は印刷用形式で開きます。ブラウザの印刷ウィンドウからPDFとして保存できます。最終的なbillは、アドレスが登録されておりメール送信が設定されていれば、ゲストのメールに送信することもできます。
チェックアウト前に、未完了の問い合わせと精算を確認し、次にチェックアウトを手続きします。ゲストのアクセスは終了します。滞在履歴はアーカイブで確認できます。期限切れの滞在も自動的に閉じられます。
カタログの操作
マネージャーはサービス、価格、説明、翻訳、空き状況、予約パラメータを更新できます。保存前に、変更が将来の注文に関係し、ゲストにとってわかりやすいことを確認してください。