תחילת משמרת
היכנסו עם חשבון המשתמש שלכם. פתחו את "סקירה", בדקו בקשות חדשות ובקשות באיחור, ואז עברו על הצ'אטים וההתראות. במידת הצורך הפעילו התראות push ושלחו התראת בדיקה כדי לבדוק את המכשיר.
צ'ק-אין לאורח
- פתחו את מדור השהיות.
- בדקו חדרים פנויים לתאריכים הנדרשים. לשם כך עומדים לרשותכם חיפוש זמינות ולוח שנה.
- בחרו חדר, ציינו תאריך ושעת הגעה ומספר לילות.
- מלאו את שם האורח, דוא"ל וטלפון ליצירת קשר, אם הם ידועים.
- צרו שהייה ומסרו לאורח את קוד הגישה בן חמש הספרות המוצג יחד עם קישור לתפריט האורח.
המערכת בודקת חפיפה של שהיות באותו חדר. הגישה של האורח תקפה במסגרת השהייה שלו.
בכרטיס הלקוח ניתן לשנות פרטי קשר, להאריך שהייה ולשנות קוד גישה. אם האורח נשאר זמן רב יותר, יש לבצע תחילה את ההארכה במערכת.
טיפול בבקשה
פתחו את מדור "בקשות". הלוח מציג משימות לפי שלבי עבודה; המסננים עוזרים למצוא את הפניות הרצויות.
- פתחו את כרטיס הבקשה החדשה.
- בדקו את החדר, השירות, הכמות, האפשרויות שנבחרו, ההערה, העלות וזמן ההזמנה.
- קחו את הבקשה לטיפול או הקצו מבצע.
- עדכנו את הסטטוס בהתאם להתקדמות.
- לאחר מתן השירות, סמנו כמוכן כדי שהאורח יוכל לאשר קבלה.
| סטטוס | כיצד להשתמש |
|---|---|
| חדשה | הבקשה התקבלה, יש לאשר אותה |
| התקבלה | הוגדר מבצע |
| בטיפול | השירות מבוצע |
| ממתין לאורח | נדרשת תגובה או פעולה של האורח |
| מוכן | השירות מוכן, ממתין לאישור |
| הושלמה | הביצוע הסתיים |
| בוטלה | הבקשה בוטלה |
זהו סדר עבודה טיפוסי. ההיסטוריה בכרטיס שומרת את שינויי הסטטוסים ועוזרת לשחזר את מהלך הביצוע.
אם האורח פנה באופן אישי או בטלפון, צרו בקשה ידנית: ציינו את השהייה, תוכן המשימה, עדיפות ומבצע.
תקשורת עם האורח
במדור "צ'אטים" פתחו פניות לקבלה והשיבו בהתכתבות. אם הודעה דורשת טיפול נפרד, צרו משימה מתוך הצ'אט והקצו מבצע.
לדוגמה, מהודעה "צריך מגבות נוספות" ניתן ליצור משימה למשלוח. ההתכתבות שומרת את ההקשר, והבקשה מאפשרת לשלוט בביצוע.
עלות, תשלום והחזרים
אמצעי התשלום מוגדר בקטלוג השירותים. לפני ביצוע בקשה בתשלום, בדקו אותו בכרטיס.
- לחשבון החדר: לאחר השלמת השירות ניתן לחייב אותו לחשבון השהייה.
- מזומן / לפי ביצוע: עבור בקשה שהושלמה עם תשלום מזומן ממתין, קיימת אפשרות לסמן קבלת תשלום. השתמשו בה לאחר הסדרת התשלום בפועל.
- תשלום מראש או מקוון: אפשרויות אלה מגדירות את תנאי התשלום. עצם קיומה של אפשרות כזו אינו אומר שהמערכת מקבלת תשלומים בנקאיים; יש לבצע את הסדרת התשלום לפי הנוהל הנהוג במלון.
אם סוכמה עלות אחרת, השתמשו בהתאמת מחיר בכרטיס הבקשה. ציינו את הסכום החדש והערת חובה עם סיבת השינוי. היסטוריית ההתאמות נשמרת בנפרד; שינוי מחיר בקטלוג אינו משכתב הזמנות קודמות.
האורח יכול לבקש החזר חלקי או מלא. בדקו את הפנייה, אשרו את ההחלטה ותעדו את התוצאה בכרטיס. רשומת החזר במערכת כשלעצמה אינה מעבירה כסף לאורח.
חשבון וצ'ק-אאוט
בכרטיס השהייה עברו על השירותים והסכומים. עבור מסמכים ניתן לבחור את הפריטים הרצויים:
- Bill — חשבון עבור שירותים שלא שולמו;
- Receipt — מסמך עבור שירותים שסומנו כמשולמים.
המסמכים נפתחים בפורמט להדפסה. דרך חלון ההדפסה של הדפדפן ניתן לשמור אותם כ-PDF. את ה-bill הסופי ניתן גם לשלוח לדוא"ל של האורח, אם הכתובת צוינה ושליחת דואר מוגדרת.
לפני הצ'ק-אאוט בדקו פניות ותשלומים שלא הושלמו, ואז בצעו צ'ק-אאוט. הגישה של האורח מופסקת; היסטוריית השהייה זמינה בארכיון. שהיות שפג תוקפן נסגרות גם הן באופן אוטומטי.
עבודה עם הקטלוג
המנהל יכול לעדכן שירותים, מחירים, תיאורים, תרגומים, זמינות ופרמטרי הזמנה. לפני השמירה בדקו שהשינוי חל על הזמנות עתידיות ושהוא מובן לאורחים.