Початок зміни
Увійдіть під своїм обліковим записом. Відкрийте «Огляд», перевірте нові та прострочені заявки, потім перегляньте чати й сповіщення. За потреби увімкніть push-сповіщення та надішліть тестове сповіщення, щоб перевірити пристрій.
Заселення гостя
- Відкрийте розділ проживань.
- Перевірте вільні номери на потрібні дати. Для цього доступні пошук доступності та календар.
- Виберіть номер, укажіть дату й час заїзду та кількість ночей.
- Заповніть ім'я гостя, email і контактний телефон, якщо вони відомі.
- Створіть проживання та передайте гостю показаний п'ятизначний код доступу разом із посиланням на гостьове меню.
Система перевіряє перетин проживань в одному номері. Доступ гостя діє в межах його проживання.
У картці клієнта можна змінити контактні дані, продовжити проживання та змінити код доступу. Якщо гість залишається довше, спочатку оформіть продовження в системі.
Опрацювання заявки
Відкрийте розділ «Заявки». Дошка показує завдання за стадіями роботи; фільтри допомагають знайти потрібні звернення.
- Відкрийте картку нової заявки.
- Перевірте номер, послугу, кількість, вибрані опції, коментар, вартість і час бронювання.
- Візьміть заявку в роботу або призначте виконавця.
- Оновлюйте статус у міру виконання.
- Коли послугу надано, позначте готовність, щоб гість міг підтвердити отримання.
| Статус | Як використовувати |
|---|---|
| Нова | Заявка надійшла, її потрібно прийняти |
| Прийнята | Визначено виконавця |
| В роботі | Послуга виконується |
| Очікує гостя | Потрібна відповідь або дія гостя |
| Готово | Послуга готова, очікується підтвердження |
| Завершена | Виконання завершено |
| Скасована | Заявку скасовано |
Це типовий порядок роботи. Історія в картці зберігає зміни статусів і допомагає відновити хід виконання.
Якщо гість звернувся особисто або по телефону, створіть заявку вручну: укажіть проживання, зміст завдання, пріоритет і виконавця.
Спілкування з гостем
У розділі «Чати» відкривайте звернення до ресепшену та відповідайте в переписці. Якщо повідомлення потребує окремої роботи, створіть завдання з чату та призначте виконавця.
Наприклад, із повідомлення «Потрібні додаткові рушники» можна створити завдання для доставки. Переписка зберігає контекст, а заявка дає змогу контролювати виконання.
Вартість, оплата та повернення
Спосіб оплати задається в каталозі послуг. Перед виконанням платної заявки перевірте його в картці.
- На рахунок номера: після завершення послуга може бути нарахована на рахунок проживання.
- Готівкою / за фактом: для завершеної заявки з очікуваною оплатою готівкою доступна позначка про отримання оплати. Використовуйте її після фактичного розрахунку.
- Передоплата або онлайн: ці варіанти задають умову оплати. Наявність такого варіанта сама по собі не означає, що система приймає банківські платежі; розрахунок проводьте за прийнятим у готелі процесом.
Якщо узгоджено іншу вартість, використовуйте коригування ціни в картці заявки. Укажіть нову суму та обов'язковий коментар із причиною зміни. Історія коригувань зберігається окремо; зміна ціни в каталозі не переписує старі замовлення.
Гість може запросити часткове або повне повернення. Перевірте звернення, узгодьте рішення та зафіксуйте результат у картці. Запис про повернення в системі сам по собі не переказує гроші гостю.
Рахунок і виїзд
У картці проживання перегляньте послуги та суми. Для документів можна вибрати потрібні позиції:
- Bill — рахунок за неоплаченими послугами;
- Receipt — документ за послугами з позначеною оплатою.
Документи відкриваються у форматі для друку. Через вікно друку браузера їх можна зберегти в PDF. Підсумковий bill також можна надіслати на email гостя, якщо адресу вказано та поштове надсилання налаштовано.
Перед виїздом перевірте незавершені звернення та розрахунки, потім оформіть виселення. Доступ гостя припиняється; історія проживання доступна в архіві. Проживання зі спливлим терміном також закриваються автоматично.
Робота з каталогом
Менеджер може оновлювати послуги, ціни, описи, переклади, доступність і параметри бронювання. Перед збереженням перевірте, що зміна стосується майбутніх замовлень і зрозуміла гостям.