Начало смены
Войдите под своей учётной записью. Откройте «Обзор», проверьте новые и просроченные заявки, затем просмотрите чаты и уведомления. При необходимости включите push-уведомления и отправьте тестовое уведомление, чтобы проверить устройство.
Заселение гостя
- Откройте раздел проживаний.
- Проверьте свободные номера на нужные даты. Для этого доступны поиск доступности и календарь.
- Выберите номер, укажите дату и время заезда и количество ночей.
- Заполните имя гостя, email и контактный телефон, если они известны.
- Создайте проживание и передайте гостю показанный пятизначный код доступа вместе со ссылкой на гостевое меню.
Система проверяет пересечение проживаний в одном номере. Доступ гостя действует в пределах его проживания.
В карточке клиента можно изменить контактные данные, продлить проживание и изменить код доступа. Если гость остаётся дольше, сначала оформите продление в системе.
Обработка заявки
Откройте раздел «Заявки». Доска показывает задачи по стадиям работы; фильтры помогают найти нужные обращения.
- Откройте карточку новой заявки.
- Проверьте номер, услугу, количество, выбранные опции, комментарий, стоимость и время бронирования.
- Возьмите заявку в работу или назначьте исполнителя.
- Обновляйте статус по мере выполнения.
- Когда услуга оказана, отметьте готовность, чтобы гость мог подтвердить получение.
| Статус | Как использовать |
|---|---|
| Новая | Заявка поступила, её нужно принять |
| Принята | Определён исполнитель |
| В работе | Услуга выполняется |
| Ожидает гостя | Требуется ответ или действие гостя |
| Готово | Услуга готова, ожидается подтверждение |
| Завершена | Выполнение завершено |
| Отменена | Заявка отменена |
Это типовой порядок работы. История в карточке сохраняет изменения статусов и помогает восстановить ход выполнения.
Если гость обратился лично или по телефону, создайте заявку вручную: укажите проживание, содержание задачи, приоритет и исполнителя.
Общение с гостем
В разделе «Чаты» открывайте обращения к ресепшену и отвечайте в переписке. Если сообщение требует отдельной работы, создайте задачу из чата и назначьте исполнителя.
Например, из сообщения «Нужны дополнительные полотенца» можно создать задачу для доставки. Переписка сохраняет контекст, а заявка позволяет контролировать выполнение.
Стоимость, оплата и возвраты
Способ оплаты задаётся в каталоге услуг. Перед выполнением платной заявки проверьте его в карточке.
- На счёт номера: после завершения услуга может быть начислена на счёт проживания.
- Наличными / по факту: для завершённой заявки с ожидающей оплатой наличными доступна отметка о получении оплаты. Используйте её после фактического расчёта.
- Предоплата или онлайн: эти варианты задают условие оплаты. Наличие такого варианта само по себе не означает, что система принимает банковские платежи; расчёт проводите по принятому в отеле процессу.
Если согласована другая стоимость, используйте корректировку цены в карточке заявки. Укажите новую сумму и обязательный комментарий с причиной изменения. История корректировок сохраняется отдельно; изменение цены в каталоге не переписывает старые заказы.
Гость может запросить частичный или полный возврат. Проверьте обращение, согласуйте решение и зафиксируйте результат в карточке. Запись о возврате в системе сама по себе не переводит деньги гостю.
Счёт и выезд
В карточке проживания просмотрите услуги и суммы. Для документов можно выбрать нужные позиции:
- Bill — счёт по неоплаченным услугам;
- Receipt — документ по услугам с отмеченной оплатой.
Документы открываются в формате для печати. Через окно печати браузера их можно сохранить в PDF. Итоговый bill также можно отправить на email гостя, если адрес указан и почтовая отправка настроена.
Перед выездом проверьте незавершённые обращения и расчёты, затем оформите выселение. Доступ гостя прекращается; история проживания доступна в архиве. Проживания с истёкшим сроком также закрываются автоматически.
Работа с каталогом
Менеджер может обновлять услуги, цены, описания, переводы, доступность и параметры бронирования. Перед сохранением проверьте, что изменение относится к будущим заказам и понятно гостям.