Een dienst starten
Log in met uw account. Open "Overzicht", controleer nieuwe en achterstallige aanvragen en bekijk vervolgens chats en meldingen. Schakel indien nodig pushmeldingen in en stuur een testmelding om het apparaat te verifiëren.
Gast inchecken
- Open het gedeelte verblijven.
- Controleer beschikbare kamers voor de vereiste datums. Zoeken op beschikbaarheid en de kalender zijn hiervoor beschikbaar.
- Selecteer een kamer, geef de incheckdatum en -tijd en het aantal nachten op.
- Vul de naam, het e-mailadres en het contacttelefoonnummer van de gast in, indien bekend.
- Maak het verblijf aan en geef de gast de weergegeven vijfcijferige toegangscode samen met de link naar het gastenmenu.
Het systeem controleert op overlappende verblijven in dezelfde kamer. De toegang van de gast is geldig binnen hun verblijf.
In de klantenkaart kunt u contactgegevens wijzigen, het verblijf verlengen en de toegangscode wijzigen. Als de gast langer blijft, regel dan eerst de verlenging in het systeem.
Een aanvraag afhandelen
Open het gedeelte "Aanvragen". Het bord toont taken per werkfase; filters helpen bij het vinden van de benodigde aanvragen.
- Open de kaart van de nieuwe aanvraag.
- Controleer de kamer, service, hoeveelheid, geselecteerde opties, opmerking, kosten en boekingstijd.
- Neem de aanvraag in behandeling of wijs een uitvoerder toe.
- Werk de status bij naarmate het werk vordert.
- Wanneer de service is geleverd, markeer deze als gereed zodat de gast de ontvangst kan bevestigen.
| Status | Gebruik |
|---|---|
| Nieuw | De aanvraag is ontvangen, moet worden geaccepteerd |
| Geaccepteerd | Er is een uitvoerder toegewezen |
| In behandeling | De service wordt uitgevoerd |
| Wacht op gast | Een reactie of actie van de gast is vereist |
| Gereed | De service is gereed, bevestiging is in afwachting |
| Voltooid | Uitvoering is voltooid |
| Geannuleerd | De aanvraag is geannuleerd |
Dit is de standaardworkflow. De geschiedenis in de kaart bewaart statuswijzigingen en helpt de voortgang van de uitvoering te herstellen.
Als de gast persoonlijk of telefonisch contact heeft opgenomen, maak dan handmatig een aanvraag aan: geef het verblijf, de taakinhoud, prioriteit en uitvoerder op.
Communiceren met de gast
Open in het gedeelte "Chats" aanvragen bij de receptie en antwoord in het gesprek. Als een bericht apart werk vereist, maak dan een taak aan vanuit de chat en wijs een uitvoerder toe.
U kunt bijvoorbeeld vanuit het bericht "Extra handdoeken nodig" een bezorgtaak aanmaken. Het gesprek bewaart de context en de aanvraag stelt u in staat de uitvoering te volgen.
Kosten, betaling en terugbetalingen
De betaalmethode wordt ingesteld in de servicecatalogus. Controleer deze in de kaart voordat u een betaalde aanvraag uitvoert.
- Op de kamerrekening: na voltooiing kan de service op de verblijfsrekening worden geboekt.
- Contant / bij voltooiing: voor een voltooide aanvraag met openstaande contante betaling is een markering van ontvangen betaling beschikbaar. Gebruik deze na de daadwerkelijke afrekening.
- Vooruitbetaling of online: deze opties stellen de betalingsvoorwaarde in. De aanwezigheid van een dergelijke optie betekent op zichzelf niet dat het systeem bankbetalingen verwerkt; reken af volgens het door het hotel gehanteerde proces.
Als een andere prijs is overeengekomen, gebruik dan de prijsaanpassing in de aanvraagkaart. Geef het nieuwe bedrag en een verplichte opmerking met de reden voor de wijziging op. De aanpassingsgeschiedenis wordt apart opgeslagen; het wijzigen van de prijs in de catalogus herschrijft oude bestellingen niet.
De gast kan om een gedeeltelijke of volledige terugbetaling vragen. Beoordeel de aanvraag, stem de beslissing af en leg het resultaat vast in de kaart. Een terugbetalingsregistratie in het systeem draagt op zichzelf geen geld over aan de gast.
Rekening en uitchecken
Bekijk in de verblijfskaart de services en bedragen. Voor documenten kunt u de benodigde items selecteren:
- Rekening — een factuur voor onbetaalde services;
- Bon — een document voor services met betaling gemarkeerd.
Documenten openen in een afdrukformaat. Via het afdrukvenster van de browser kunnen ze als PDF worden opgeslagen. De eindrekening kan ook naar het e-mailadres van de gast worden gestuurd als het adres is opgegeven en e-mailverzending is geconfigureerd.
Controleer vóór het uitchecken onvoltooide aanvragen en afrekeningen en verwerk vervolgens het uitchecken. De toegang van de gast wordt beëindigd; de verblijfsgeschiedenis is beschikbaar in het archief. Verblijven met een verlopen termijn worden ook automatisch gesloten.
Werken met de catalogus
Een manager kan services, prijzen, beschrijvingen, vertalingen, beschikbaarheid en boekingsparameters bijwerken. Controleer voordat u opslaat of de wijziging van toepassing is op toekomstige bestellingen en duidelijk is voor gasten.