Memulai shift
Masuk dengan akun Anda. Buka "Ikhtisar", periksa permintaan baru dan yang terlambat, lalu tinjau obrolan dan notifikasi. Jika perlu, aktifkan notifikasi push dan kirim notifikasi uji untuk memeriksa perangkat.
Check-in tamu
- Buka bagian masa inap.
- Periksa kamar yang tersedia untuk tanggal yang diinginkan. Pencarian ketersediaan dan kalender tersedia untuk ini.
- Pilih kamar, tentukan tanggal dan waktu check-in serta jumlah malam.
- Isi nama tamu, email, dan nomor telepon kontak jika diketahui.
- Buat masa inap dan berikan kode akses lima digit yang ditampilkan kepada tamu beserta tautan ke menu tamu.
Sistem memeriksa tumpang tindih masa inap di kamar yang sama. Akses tamu berlaku selama masa inapnya.
Di kartu klien, Anda dapat mengubah data kontak, memperpanjang masa inap, dan mengubah kode akses. Jika tamu menginap lebih lama, perpanjang dulu di sistem.
Memproses permintaan
Buka bagian "Permintaan". Papan menampilkan tugas berdasarkan tahap pekerjaan; filter membantu menemukan permintaan yang diperlukan.
- Buka kartu permintaan baru.
- Periksa nomor kamar, layanan, jumlah, opsi yang dipilih, komentar, biaya, dan waktu pemesanan.
- Ambil permintaan untuk dikerjakan atau tugaskan pelaksana.
- Perbarui status sesuai kemajuan.
- Setelah layanan diberikan, tandai siap agar tamu dapat mengonfirmasi penerimaan.
| Status | Cara penggunaan |
|---|---|
| Baru | Permintaan masuk, perlu diterima |
| Diterima | Pelaksana telah ditentukan |
| Dalam proses | Layanan sedang dikerjakan |
| Menunggu tamu | Diperlukan respons atau tindakan tamu |
| Siap | Layanan siap, menunggu konfirmasi |
| Selesai | Pelaksanaan telah selesai |
| Dibatalkan | Permintaan dibatalkan |
Ini adalah urutan kerja standar. Riwayat di kartu menyimpan perubahan status dan membantu memulihkan jalannya pelaksanaan.
Jika tamu menghubungi secara langsung atau melalui telepon, buat permintaan secara manual: tentukan masa inap, isi tugas, prioritas, dan pelaksana.
Komunikasi dengan tamu
Di bagian "Obrolan", buka permintaan ke resepsionis dan balas dalam percakapan. Jika pesan memerlukan pekerjaan terpisah, buat tugas dari obrolan dan tugaskan pelaksana.
Misalnya, dari pesan "Perlu handuk tambahan" Anda dapat membuat tugas untuk pengantaran. Percakapan menyimpan konteks, dan permintaan memungkinkan pemantauan pelaksanaan.
Biaya, pembayaran, dan pengembalian dana
Metode pembayaran ditentukan di katalog layanan. Sebelum melaksanakan permintaan berbayar, periksa di kartu.
- Ke tagihan kamar: setelah selesai, layanan dapat dibebankan ke tagihan masa inap.
- Tunai / saat itu: untuk permintaan selesai dengan pembayaran tunai yang menunggu, tersedia tanda terima pembayaran. Gunakan setelah pembayaran aktual.
- Prabayar atau online: opsi ini menetapkan syarat pembayaran. Keberadaan opsi ini sendiri tidak berarti sistem memproses pembayaran bank; lakukan penyelesaian sesuai proses yang berlaku di hotel.
Jika biaya lain disepakati, gunakan penyesuaian harga di kartu permintaan. Tentukan jumlah baru dan komentar wajib dengan alasan perubahan. Riwayat penyesuaian disimpan terpisah; perubahan harga di katalog tidak menulis ulang pesanan lama.
Tamu dapat meminta pengembalian dana sebagian atau penuh. Periksa permintaan, setujui keputusan, dan catat hasilnya di kartu. Catatan pengembalian dana di sistem sendiri tidak mentransfer uang ke tamu.
Tagihan dan check-out
Di kartu masa inap, tinjau layanan dan jumlah. Untuk dokumen, Anda dapat memilih item yang diperlukan:
- Bill — tagihan untuk layanan yang belum dibayar;
- Receipt — dokumen untuk layanan dengan pembayaran yang ditandai.
Dokumen terbuka dalam format untuk dicetak. Melalui jendela cetak browser, dokumen dapat disimpan sebagai PDF. Bill akhir juga dapat dikirim ke email tamu jika alamat tercantum dan pengiriman email dikonfigurasi.
Sebelum check-out, periksa permintaan dan penyelesaian yang belum selesai, lalu lakukan check-out. Akses tamu berakhir; riwayat masa inap tersedia di arsip. Masa inap yang kedaluwarsa juga ditutup secara otomatis.
Bekerja dengan katalog
Manajer dapat memperbarui layanan, harga, deskripsi, terjemahan, ketersediaan, dan parameter pemesanan. Sebelum menyimpan, pastikan perubahan berlaku untuk pesanan mendatang dan dapat dipahami tamu.