शिफ्ट शुरू करना
अपने खाते से लॉग इन करें। "अवलोकन" खोलें, नए और विलंबित अनुरोधों की जाँच करें, फिर चैट और सूचनाओं की समीक्षा करें। यदि आवश्यक हो, तो पुश सूचनाएँ सक्षम करें और डिवाइस को सत्यापित करने के लिए एक परीक्षण सूचना भेजें।
अतिथि चेक-इन
- ठहराव अनुभाग खोलें।
- आवश्यक तिथियों के लिए उपलब्ध कमरों की जाँच करें। इसके लिए उपलब्धता खोज और कैलेंडर उपलब्ध हैं।
- एक कमरा चुनें, चेक-इन की तारीख और समय तथा रातों की संख्या निर्दिष्ट करें।
- अतिथि का नाम, ईमेल और संपर्क फ़ोन नंबर भरें यदि ज्ञात हो।
- ठहराव बनाएँ और अतिथि को प्रदर्शित पाँच अंकों का एक्सेस कोड तथा अतिथि मेनू का लिंक दें।
सिस्टम एक ही कमरे में ओवरलैपिंग ठहराव की जाँच करता है। अतिथि की पहुँच उनके ठहराव की अवधि के भीतर मान्य होती है।
क्लाइंट कार्ड में, आप संपर्क विवरण बदल सकते हैं, ठहराव बढ़ा सकते हैं और एक्सेस कोड बदल सकते हैं। यदि अतिथि अधिक समय तक रुकता है, तो पहले सिस्टम में विस्तार की व्यवस्था करें।
अनुरोध संभालना
"अनुरोध" अनुभाग खोलें। बोर्ड कार्य चरणों के अनुसार कार्य दिखाता है; फ़िल्टर आवश्यक अनुरोधों को खोजने में मदद करते हैं।
- नया अनुरोध कार्ड खोलें।
- कमरा, सेवा, मात्रा, चयनित विकल्प, टिप्पणी, लागत और बुकिंग समय की जाँच करें।
- अनुरोध को कार्य में लें या एक निष्पादक निर्दिष्ट करें।
- कार्य प्रगति के अनुसार स्थिति अपडेट करें।
- जब सेवा प्रदान की जाती है, तो इसे तैयार के रूप में चिह्नित करें ताकि अतिथि प्राप्ति की पुष्टि कर सके।
| स्थिति | उपयोग कैसे करें |
|---|---|
| नया | अनुरोध प्राप्त हुआ है, इसे स्वीकार करने की आवश्यकता है |
| स्वीकृत | एक निष्पादक निर्दिष्ट किया गया है |
| प्रगति में | सेवा की जा रही है |
| अतिथि की प्रतीक्षा में | अतिथि से प्रतिक्रिया या कार्रवाई की आवश्यकता है |
| तैयार | सेवा तैयार है, पुष्टि लंबित है |
| पूर्ण | निष्पादन पूरा हो गया है |
| रद्द | अनुरोध रद्द कर दिया गया है |
यह मानक कार्यप्रवाह है। कार्ड में इतिहास स्थिति परिवर्तनों को संरक्षित करता है और निष्पादन की प्रगति को पुनर्स्थापित करने में मदद करता है।
यदि अतिथि ने व्यक्तिगत रूप से या फ़ोन द्वारा संपर्क किया, तो मैन्युअल रूप से एक अनुरोध बनाएँ: ठहराव, कार्य सामग्री, प्राथमिकता और निष्पादक निर्दिष्ट करें।
अतिथि के साथ संवाद
"चैट" अनुभाग में, रिसेप्शन के अनुरोध खोलें और बातचीत में उत्तर दें। यदि किसी संदेश के लिए अलग कार्य की आवश्यकता है, तो चैट से एक कार्य बनाएँ और एक निष्पादक निर्दिष्ट करें।
उदाहरण के लिए, संदेश "अतिरिक्त तौलिए चाहिए" से आप एक डिलीवरी कार्य बना सकते हैं। बातचीत संदर्भ को संरक्षित करती है, और अनुरोध आपको निष्पादन की निगरानी करने की अनुमति देता है।
लागत, भुगतान और धनवापसी
भुगतान विधि सेवा सूची में निर्धारित की जाती है। सशुल्क अनुरोध करने से पहले, इसे कार्ड में जाँचें।
- कमरे के खाते में: पूरा होने के बाद, सेवा को ठहराव खाते में शुल्क लिया जा सकता है।
- नकद / पूरा होने पर: नकद भुगतान लंबित वाले पूर्ण अनुरोध के लिए, भुगतान प्राप्त होने का चिह्न उपलब्ध है। वास्तविक निपटान के बाद इसका उपयोग करें।
- पूर्वभुगतान या ऑनलाइन: ये विकल्प भुगतान की शर्त निर्धारित करते हैं। ऐसे विकल्प की उपस्थिति का स्वयं यह अर्थ नहीं है कि सिस्टम बैंक भुगतान संसाधित करता है; होटल की स्वीकृत प्रक्रिया के अनुसार निपटान करें।
यदि भिन्न लागत पर सहमति होती है, तो अनुरोध कार्ड में मूल्य समायोजन का उपयोग करें। नई राशि और परिवर्तन के कारण के साथ अनिवार्य टिप्पणी निर्दिष्ट करें। समायोजन इतिहास अलग से संग्रहीत किया जाता है; सूची में मूल्य बदलने से पुराने ऑर्डर फिर से नहीं लिखे जाते।
अतिथि आंशिक या पूर्ण धनवापसी का अनुरोध कर सकता है। अनुरोध की समीक्षा करें, निर्णय पर सहमति बनाएँ और परिणाम को कार्ड में दर्ज करें। सिस्टम में धनवापसी रिकॉर्ड स्वयं अतिथि को पैसे हस्तांतरित नहीं करता है।
बिल और चेक-आउट
ठहराव कार्ड में, सेवाओं और राशियों की समीक्षा करें। दस्तावेज़ों के लिए, आप आवश्यक आइटम चुन सकते हैं:
- बिल — अवैतनिक सेवाओं के लिए एक चालान;
- रसीद — भुगतान चिह्नित सेवाओं के लिए एक दस्तावेज़।
दस्तावेज़ प्रिंट प्रारूप में खुलते हैं। ब्राउज़र की प्रिंट विंडो के माध्यम से, उन्हें PDF के रूप में सहेजा जा सकता है। अंतिम बिल अतिथि के ईमेल पर भी भेजा जा सकता है यदि पता निर्दिष्ट है और ईमेल भेजना कॉन्फ़िगर किया गया है।
चेक-आउट से पहले, अधूरे अनुरोधों और निपटानों की जाँच करें, फिर चेक-आउट संसाधित करें। अतिथि की पहुँच समाप्त हो जाती है; ठहराव इतिहास संग्रह में उपलब्ध है। समाप्त अवधि वाले ठहराव भी स्वचालित रूप से बंद हो जाते हैं।
सूची के साथ कार्य करना
एक प्रबंधक सेवाओं, कीमतों, विवरणों, अनुवादों, उपलब्धता और बुकिंग पैरामीटरों को अपडेट कर सकता है। सहेजने से पहले, जाँचें कि परिवर्तन भविष्य के ऑर्डरों पर लागू होता है और अतिथियों के लिए स्पष्ट है।